Yksi työarkea helpottava ohjelma

Onko sinullakin aika ajoin hankaluuksia orientoitua töihin? Mulla nimittäin on. Viikonloppujen, huonosti nukuttujen öiden ja pidempien vapaiden jälkeen on helpottavaa, kun on joku, josta katsoa, mitäs seuraavaksi ruvetaan tekemään. Ja helpottavaa on myös kirjoitella kaikenmaailman listoja. Listat on aika ihania. Etenkin silloin, kun saa tehtyä asioita listalta, ja saa viivata yli, tai poistaa listalta. Tai siirtää seuraavalle ihmiselle jatkotyöstöä varten. Meillä kun töissä on useampi ihminen, ollaan koettu hirveän helpottavaksi ottaa yksi sovellus käyttöön, joka näkyy kaikille reaaliaikaisesti, eli ollaan kaikki perillä mitä milloinkin on tilauksessa, mitä tänään ja ensi viikolla on ohjelmassa.

Yrittäjän ja varmaan monen muunkin työpöytä näyttää monesti tältä. On lappua ja listaa ja lippua ja muistilappua ja paperia jos jonkin näköistä. Lappukaaosta voi helpottaa!

Ohjelma, josta puhun on Trello. Virtuaalinen “muistitaulu”. Sinne luodaan taulu, joka koostuu korteista, ja joihin voi vielä laittaa erilaisia listoja, kohdentaa ne tietyille henkilöille. Ohjelma on hirmu helppokäyttöinen, ja tosiaan mikä parasta, sille on olemassa puhelinsovellukset, jotta listat voi nähdä reaaliaikaisesti. Usein vielä illalla kun tulee jotain mieleen, saatan sen nopeasti käydä lisäämässä johonkin listaan.

Trello havainnekuva
Trello, jossa kaikki on (paremmassa)järjestyksessä, ja näkyy yhdellä vilkaisulla.

Meidän Trello näyttää tältä (suttailin siitä ammattimaisesti paintilla nimitietoja yms pois) ; eli kaikilla on omat kortit, joissa listoja, ja sitten vielä pari “yleistä” korttia, joissa sitten voi ilmoitella ns yleisistä asioista ja tulleista tilauksista erikoistilauksista yms. Näiden lisäksi vielä on “tulevat tapahtumat”, jossa näkyy tapahtumat joihin ollaan osallistumassa ja “ideat” osio, johon jokainen saa laittaa ideoita tuotteiksi, kommentoida muiden ideoita ja tietysti testata ideoita myös.

Ollaan kokeiltu useampaa erilaista tapaa käyttää tätä Trelloa, on ollut päivä, viikko ja kuukausitason kortit, tilaustyyppien mukaan menevät kortit, ja yhteisiä kortteja. Nyt ollaan päädytty tähän, että jokaiselle on omat listat, ja kirjoitellaan sitten listoihin, jos on “ASAP” hommia, tai hommia joilla ei taas ole niin kiire. Aiemmin, kun kaikki oli “vaan” sähköposteissa ja kaikkien mielissä, sekä paperilapuilla ympäri työhuonetta, oli hankala hallita kaikkea, ja kun sain vinkin tästä Trello -nimisestä ohjelmasta noin vuosi sitten, otimme sen heti käyttöön, eikä pois enää vaihdettaisi kyllä, on tähän jo niin tottunut, että kaikki hommat näkee yhdellä vilkaisulla. Lämmin suositus siis tälle!

1 Comment

Join the discussion and tell us your opinion.

Outireply
06/06/2020 at 15:03

Tämä oli hyvä vinkki, kiitos!

Leave a reply